Arquivos

O recurso Arquivos do MySafe possibilita que usuários guardem seus arquivos corporativos pessoais e de equipe em um ambiente seguro e auditável.

Funcionalidades

Adicione, edite, visualize, compartilhe, inative, reative e acompanhe o histórico de versões de seus arquivos.

Aplicabilidade

• Proteja seus arquivos corporativos pessoais e de equipe.
• Compartilhe seus arquivos de forma segura com outros usuários MySafe e usuários externos ao MySafe.
• Tenha visibilidade sobre seus arquivos e as alterações feitas.

Caso de uso

Gerenciamento de documentos de projeto

Ator principal: Lucas (gerente de projeto de uma empresa de construção civil.)

Resumo: esse caso de uso demonstra como Lucas utiliza o recurso Arquivos do MySafe para armazenar e gerenciar documentos de projeto, compartilhar dados de forma segura com a equipe e stakeholders externos, e manter o histórico de versões para auditoria.

Fluxo básico:

1. Armazenamento de documentos: Lucas precisa armazenar um contrato de projeto que contém termos confidenciais e detalhes de implantação. Ele utiliza o MySafe para fazer upload do contrato, garantindo que o documento esteja seguro e acessível apenas para pessoas autorizadas.
2. Edição e atualização: após uma série de reuniões, algumas especificações do contrato são alteradas. Lucas acessa o MySafe, baixa o documento, faz a atualização e carrega o arquivo novamente usando a opção de edição do item. O sistema automaticamente guarda a versão anterior e a nova versão, possibilitando rastrear as alterações feitas ao longo do tempo.
3. Compartilhamento seguro: Lucas precisa compartilhar o contrato atualizado com um consultor externo. Ele usa a funcionalidade de compartilhamento externo do MySafe para enviar o documento, definindo uma permissão de visualização apenas e estabelecendo um prazo para o acesso, após o qual o compartilhamento é revogado automaticamente.
4. Rastreabilidade e controle: todas as ações referentes ao documento, como acessos, edições e compartilhamentos são registradas pelo MySafe. Lucas pode visualizar um log detalhado para monitorar quem acessou o documento e quando, assegurando uma gestão de dados conforme as diretrizes de compliance da empresa.

Benefícios:

• Segurança e confidencialidade: Lucas garante que todos os documentos de projeto estejam protegidos contra acessos não autorizados, perda ou corrupção.
• Eficiência na gestão de documentos: a capacidade de manter um registro de todas as versões do documento e rever históricos de forma fácil otimiza o gerenciamento de alterações e a tomada de decisão.
• Colaboração simplificada: o compartilhamento controlado e seguro com outros usuários MySafe e usuários externos facilita a colaboração efetiva, sem comprometer a segurança.
• Conformidade exemplar: com todas as ações sendo rastreadas e documentadas, Lucas consegue cumprir rigorosamente com regulamentações e políticas de governança de dados.